Istruzioni digitali per le macchine: cosa permette il Regolamento 2023/1230

Fino al 19 gennaio 2027 le macchine immesse sul mercato seguono la Direttiva 2006/42/CE, che prevede le istruzioni su carta. Dal 20 gennaio 2027 si applica il Regolamento (UE) 2023/1230, che introduce la possibilità di fornire le istruzioni per l'uso in formato digitale.

È una facoltà, non un obbligo. Chi preferisce continuare con il manuale stampato può farlo. Chi passa al digitale, invece, deve organizzare alcune cose che con la carta non servivano: l'accesso dalla macchina, la conservazione online per molti anni e la gestione delle richieste di copia cartacea.

Secondo le fonti consultate, le condizioni principali sono queste:

• sulla macchina, sull'imballaggio o su un documento allegato va indicato come accedere alle istruzioni digitali, per esempio con un QR o un indirizzo web;
• il formato deve permettere di scaricare, salvare e stampare le istruzioni;
• le istruzioni devono restare accessibili online per la vita prevista della macchina e comunque per almeno 10 anni dall'immissione sul mercato;
• se l'acquirente le chiede su carta al momento dell'acquisto, vanno fornite gratuitamente entro un mese;
• se la macchina può essere usata da utilizzatori non professionali, le informazioni essenziali di sicurezza vanno comunque fornite su carta.

Prima di cambiare il processo, verifica le condizioni esatte sul testo ufficiale del Regolamento su EUR-Lex e con il tuo consulente CE.

Il digitale non cambia la regola sulle lingue: le istruzioni vanno fornite nelle lingue richieste dal Paese in cui la macchina viene messa a disposizione. Per l'Italia, lo schema di decreto di adeguamento (Atto del Governo n. 445, testo non ancora definitivo) prevede istruzioni almeno in italiano.

Con il digitale diventa però più semplice offrire tutte le lingue nella stessa pagina, e aggiornare una traduzione senza ristampare il manuale.

• Il link che smette di funzionare. Un QR che punta al sito aziendale si rompe al primo rifacimento del sito. Serve un indirizzo stabile, pensato per durare almeno 10 anni.
• La versione sbagliata. La pagina deve mostrare le istruzioni valide per quella matricola e quella configurazione, non l'ultima versione del manuale generico.
• Le copie cartacee dimenticate. Una richiesta ricevuta per email e persa nella casella di qualcuno fa saltare la scadenza di un mese.
• Nessuna traccia. In caso di contestazione conviene poter dimostrare quale versione era pubblicata per quella matricola e in che data.

1. Decidi per quali modelli passare al digitale e per quali mantenere la carta, per esempio dove sono previsti utilizzatori non professionali.
2. Scegli un indirizzo stabile per le istruzioni e mettilo sulla targhetta o su un'etichetta vicina, con un QR leggibile anche da un telefono comune.
3. Collega ogni QR alla singola matricola, così la pagina mostra il manuale nella versione e nella configurazione giuste.
4. Prepara un canale per le richieste di copia cartacea, con una scadenza tracciata.
5. Pubblica versioni che non si possono modificare dopo la pubblicazione e conserva lo storico.

TARGA fa queste cose per matricola: pagina pubblica con QR, PDF scaricabili per lingua, richieste cartacee con scadenza e promemoria, versioni immutabili e archivio per almeno 10 anni.