Instrucciones digitales para máquinas: qué permite el Reglamento 2023/1230

Hasta el 19 de enero de 2027 las máquinas comercializadas siguen la Directiva 2006/42/CE, que prevé las instrucciones en papel. Desde el 20 de enero de 2027 se aplica el Reglamento (UE) 2023/1230, que introduce la posibilidad de facilitar las instrucciones de uso en formato digital.

Es una opción, no una obligación. Quien prefiera seguir con el manual impreso puede hacerlo. Quien pase al digital, en cambio, debe organizar algunas cosas que con el papel no hacían falta: el acceso desde la máquina, la conservación en línea durante muchos años y la gestión de las solicitudes de copia en papel.

Según las fuentes consultadas, las condiciones principales son:

• en la máquina, en el embalaje o en un documento adjunto debe indicarse cómo acceder a las instrucciones digitales, por ejemplo con un código QR o una dirección web;
• el formato debe permitir descargar, guardar e imprimir las instrucciones;
• las instrucciones deben seguir accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina y como mínimo 10 años desde su comercialización;
• si el comprador las pide en papel en el momento de la compra, deben entregarse gratis en el plazo de un mes;
• si la máquina puede ser utilizada por usuarios no profesionales, la información esencial de seguridad debe entregarse en papel de todos modos.

Antes de cambiar el proceso, compruebe las condiciones exactas en el texto oficial del Reglamento en EUR-Lex y con su consultor CE.

El formato digital no cambia la regla de los idiomas: las instrucciones deben facilitarse en los idiomas exigidos por el país en el que se comercializa la máquina. Cada país lo fija en sus normas nacionales: consulte las fichas por país de nuestra guía del Reglamento.

Con el digital, eso sí, es más fácil ofrecer todos los idiomas en la misma página y actualizar una traducción sin volver a imprimir el manual.

• El enlace que deja de funcionar. Un QR que apunta a la web de la empresa se rompe con el primer rediseño. Hace falta una dirección estable, pensada para durar al menos 10 años.
• La versión equivocada. La página debe mostrar las instrucciones válidas para ese número de serie y esa configuración, no la última versión del manual genérico.
• Las copias en papel olvidadas. Una solicitud recibida por correo y perdida en el buzón de alguien hace saltar el plazo de un mes.
• Ningún registro. En caso de reclamación conviene poder demostrar qué versión estaba publicada para ese número de serie y en qué fecha.

1. Decida qué modelos pasan al digital y cuáles mantienen el papel, por ejemplo donde se prevén usuarios no profesionales.
2. Elija una dirección estable para las instrucciones y póngala en la placa o en una etiqueta cercana, con un QR que pueda leer un teléfono corriente.
3. Vincule cada QR al número de serie individual, para que la página muestre el manual en la versión y la configuración correctas.
4. Prepare un canal para las solicitudes de copia en papel, con un plazo controlado.
5. Publique versiones que no se puedan modificar después de la publicación y conserve el historial.

TARGA hace estas cosas por número de serie: página pública con QR, PDF descargables por idioma, solicitudes en papel con plazo y recordatorios, versiones inmutables y archivo durante al menos 10 años.