Notice d'instructions numérique des machines : ce que permet le Règlement 2023/1230

Jusqu'au 19 janvier 2027, les machines mises sur le marché suivent la directive 2006/42/CE, qui prévoit la notice sur papier. À partir du 20 janvier 2027 s'applique le règlement (UE) 2023/1230, qui introduit la possibilité de fournir la notice d'instructions en format numérique.

C'est une faculté, pas une obligation. Ceux qui préfèrent garder la notice imprimée peuvent le faire. Ceux qui passent au numérique doivent en revanche organiser quelques points dont le papier n'avait pas besoin : l'accès depuis la machine, la conservation en ligne pendant de nombreuses années et la gestion des demandes de copie papier.

D'après les sources consultées, les principales conditions sont les suivantes :

• la machine, l'emballage ou un document d'accompagnement doit indiquer comment accéder à la notice numérique, par exemple avec un QR code ou une adresse web ;
• le format doit permettre de télécharger, enregistrer et imprimer la notice ;
• la notice doit rester accessible en ligne pendant la durée de vie prévue de la machine et au moins 10 ans après la mise sur le marché ;
• si l'acheteur la demande sur papier au moment de l'achat, elle doit être fournie gratuitement sous un mois ;
• si la machine peut être utilisée par des utilisateurs non professionnels, les informations de sécurité essentielles doivent de toute façon être fournies sur papier.

Avant de modifier votre processus, vérifiez les conditions exactes dans le texte officiel du règlement sur EUR-Lex et avec votre consultant CE.

Le numérique ne change pas la règle des langues : la notice doit être fournie dans les langues exigées par le pays où la machine est mise à disposition. Chaque pays le fixe dans ses règles nationales : voir les fiches pays de notre guide du Règlement.

Le numérique rend cependant plus simple d'offrir toutes les langues sur la même page et de mettre à jour une traduction sans réimprimer la notice.

• Le lien qui cesse de fonctionner. Un QR code qui pointe vers le site de l'entreprise se casse à la première refonte. Il faut une adresse stable, conçue pour durer au moins 10 ans.
• La mauvaise version. La page doit afficher la notice valable pour ce numéro de série et cette configuration, pas la dernière version de la notice générique.
• Les copies papier oubliées. Une demande reçue par e-mail et perdue dans une boîte de réception fait manquer le délai d'un mois.
• Aucune trace. En cas de litige, mieux vaut pouvoir prouver quelle version était publiée pour ce numéro de série et à quelle date.

1. Décidez quels modèles passent au numérique et lesquels gardent le papier, par exemple là où des utilisateurs non professionnels sont prévisibles.
2. Choisissez une adresse stable pour la notice et indiquez-la sur la plaque ou sur une étiquette à côté, avec un QR code lisible par un téléphone ordinaire.
3. Reliez chaque QR code au numéro de série individuel, pour que la page affiche la notice dans la bonne version et la bonne configuration.
4. Prévoyez un canal pour les demandes de copie papier, avec un délai suivi.
5. Publiez des versions non modifiables après publication et conservez l'historique.

TARGA fait tout cela par numéro de série : page publique avec QR code, PDF téléchargeables par langue, demandes papier avec délai et rappels, versions immuables et archivage pendant au moins 10 ans.